Название должности Административный помощник I, Глобальные языки, Литература и перспективы, Экономика и Политология
Кафедра 211810 — Мировые языки, Литература и перспективы и Искусство
Тип должности Обычная
Классификация должностей Полный Рабочий день, График работы 84,6%
Финансируемый грант/Подарок (полностью или частично)? Нет
Если финансируется Временно или по Гранту, Дата начала и Дата окончания
Номер проводки S0640P
Краткое описание должности
Помощник по административным вопросам I отвечает за оказание административной и канцелярской поддержки кафедрам и преподавательскому составу кафедр. Это график работы на полный рабочий день, 84,6%.
Основные обязанности
Отвечайте на телефонные звонки/проверяйте адрес электронной почты отдела и предоставляйте информацию по обычным вопросам. Возможно, потребуется провести исследование, чтобы предоставить полную информацию или услуги выпускникам, студентам, родителям, преподавателям или сотрудникам. Получать, приветствовать, направлять и помогать учащимся, родителям и посетителям, служащим источником информации о политике, процедурах, ведомственных программах и мероприятиях. Обеспечить обслуживание и поддержку данных, которые могут включать интернет-исследования отдельных лиц и соответствующее кодирование/обновление информации в Баннере. Создавайте, координируйте, ведите и обновляйте записи по всем аспектам деятельности департамента, включая файлы, базы данных, записи и/или другие документы – как электронные, так и бумажные. Помогать заведующим кафедрами в составлении расписания занятий и предварительных отчетов о заработной плате. Служить ведомственным ресурсом в процессах и процедурах найма, включая портал занятости PeopleAdmin. Помогать заведующему кафедрой в управлении бюджетом кафедры, включая отслеживание и мониторинг закупок, консультировать преподавателей кафедры относительно правильных форм для использования в университетской деятельности (например. , заявка на поддержку конференций и возмещение расходов) Поддерживать точность информации на веб-странице департамента. Планируйте и координируйте встречи, мероприятия, собеседования, встречи и/или другие подобные мероприятия. Развивать и поддерживать хорошие рабочие отношения с преподавателями и сотрудниками других академических и неакадемических кафедр; сообщать информацию по мере необходимости в канцелярию декана. Контролируйте, обучайте и координируйте задания студентов-сотрудников. Получать и распространять почту и посылки. Заказывайте и ведите инвентаризацию канцелярских принадлежностей и любых других необходимых материалов. Координируйте техническое обслуживание офисного оборудования и помещений.
Второстепенные Обязанности
Помогайте с освещением офиса другим помощникам по административным вопросам, когда и где это необходимо, в соответствии с указаниями. Участвуйте в постоянных возможностях повышения квалификации для административного вспомогательного персонала, предоставляемых школой или университетом. Другие обязанности по мере их выполнения.
Количество прямых подчиненных 0
Требуемая Квалификация
Степень младшего специалиста и некоторый опыт работы на административной вспомогательной должности или эквивалентное сочетание образования и опыта. Владение средним уровнем владения Word, Excel, PowerPoint и программным обеспечением для поиска в Интернете, соответствующим занимаемой должности. Промежуточные навыки в программном обеспечении базы данных для конкретных функций (например, Баннер, Аргос, Холст, Дипломные работы). Отличные коммуникативные навыки (т. е. грамматика, словарный запас), которые необходимо применять для телефонной связи и для письменных сообщений, таких как электронная почта, письма, записки и т.д. Знание и приверженность миссии Университета Ла Саль.
Предпочитаемая Квалификация
Предыдущий административный опыт в академической среде. Умение говорить по крайней мере на одном другом языкезнание одного из следующих языков: испанский, французский, немецкий, итальянский, Русский или другой язык, отличный от английского (на должностях, где есть обычные контакты со студентами, семьями или клиентами, которые не являются носителями английского языка).
Физические требования и/или Необычные часы работы
Должности, которые поддерживают программы с предложениями вечерних курсов, могут потребовать нескольких дней с скорректированным расписанием (т. е. до начала вечерних курсов). Может потребоваться присутствовать и помогать на ключевых мероприятиях по вечерам или выходным. Может потребоваться сидеть в течение длительных периодов времени. Может потребоваться поднимать коробки весом до 25 фунтов. Возможность передвигаться по кампусу. Может потребоваться доставить информацию или посылки по кампусу.
Особые инструкции для Заявителя
Дата открытия заявки 12/13/2021
Дата закрытия заявки 01/10/2022
Заявка Открыта Для Внутренних и Внешних Заявителей
