Резюме должности: Выполняет административные и деловые задачи для программы/отдела в дополнение к общим канцелярским обязанностям.
Основные Обязанности:
1. Отвечает на телефонные звонки и просматривает их; предоставляет основную информацию абонентам и направляет звонки соответствующим сотрудникам.
2. Получает входящую почту и направляет ее соответствующим сотрудникам. Подготавливает исходящую почту и обеспечивает надлежащую доставку.
3. Ведет инвентаризацию и заказывает канцелярские принадлежности по мере необходимости. Работает с Отделом управления объектами, чтобы обеспечить соблюдение надлежащих протоколов управления запасами и заказа.
4. Поддерживает ведомственные системы хранения документов. Файлы переписки и другие записи.
5. Поддерживает и обновляет список рассылки клиентов; создает ярлыки и облегчает рассылку клиентам и другим лицам.
6. Помогает в подготовке ежемесячных сводных и статистических отчетов по обслуживанию и другой необходимой документации в соответствии с ведомственными стандартами.
7. Приветствует посетителей, выясняет характер бизнеса и направляет посетителей к соответствующему сотруднику.
8. Оказывает помощь Департаменту/Отделу в подаче запросов на проверку и счетов-фактур, включая возмещение сотрудникам путевых расходов.
9. Делает копии корреспонденции или других печатных материалов, сканирует документы и передает факсы, связанные с деятельностью отдела.
10. Помогает с вводом данных в электронную систему учета клиентов.
11. Готовит конфиденциальные отчеты, корреспонденцию и другие материалы для директора Департамента/Отдела.
12. Помогает в координации транспортировки клиентов на социальные программы и мероприятия.
13. Выполняет другие связанные с этим обязанности по мере необходимости или по назначению.
14. Придерживается стандартов организации, своевременно проходя ежегодные обязательные тренинги по темам, включающим, но не ограничиваясь ими, Обучение по предотвращению сексуальных домогательств, Информированию о безопасности ИТ, Соблюдению требований, OSHA, HIPAA и любому другому обучению, которое организация может счесть необходимым в отношении соблюдения нормативных требований или надлежащей деловой практики.
15. Придерживается политики организации в отношении прогулов и внешнего вида
Профессиональные Компетенции и Минимальная Квалификация:
Степень младшего специалиста (A.A.) или два года обучения в колледже или технической школе
Двухлетний опыт работы или эквивалентное сочетание образования и опыта
Двуязычный Русский
Предпочтителен опыт работы с пожилыми людьми
Знание компьютера является обязательным. Должен хорошо владеть Word, XL и PowerPoint
Способность решать проблемы при многозадачности; способность проявлять здравое суждение
Отличные навыки устного и письменного общения
Отличное обслуживание клиентов и организационные навыки
Условия Труда/Физический Спрос:
Деловая офисная среда с использованием телефона и компьютера.
Необходимо часто поднимать и/или перемещать до 25 фунтов, а иногда поднимать и/или перемещать до 100 фунтов.
Для обеспечения безопасности наших клиентов и персонала все новые сотрудники должны быть полностью вакцинированы до даты их начала. После принятия условного предложения о работе кандидаты, которые еще не вакцинированы, должны получить первую дозу вакцины в течение трех (3) календарных дней с момента предложения о работе и должны получить любые последующие дозы в соответствии с протоколом вакцинации. Сотрудники могут иметь право на медицинское или религиозное освобождение от вакцины; те сотрудники, которые получили разрешение на медицинское или религиозное освобождение, должны проходить еженедельное тестирование в соответствии с политикой тестирования Selfhelp на COVID 19.
Образование
Требуемый
Партнеры или лучше в другой или смежной области
Предпочтительный
Техническая/иная подготовка или лучше в другой или смежной области
Навыки
Требуемый
Пакет Microsoft Suite
Работодатель с равными возможностями/Защищенные Ветераны/Лица с ограниченными возможностями
Подрядчик не будет увольнять или каким-либо иным образом дискриминировать сотрудников или заявителей из-за того, что они интересовались, обсуждали или раскрывали свою собственную зарплату или зарплату другого сотрудника или заявителя. Однако сотрудники, которые имеют доступ к информации о вознаграждении других сотрудников или заявителей в рамках своих основных должностных функций, не могут раскрывать информацию об оплате труда других сотрудников или заявителей лицам, которые иным образом не имеют доступа к информации о вознаграждении, если только раскрытие не является (а) ответом на официальную жалобу или обвинение, (б) в рамках расследования, разбирательства, слушания или действия, включая расследование, проведенное работодателем, или (в) в соответствии с юридической обязанностью подрядчика предоставлять информацию. 41 CFR 60-1.35(с)